Polityka prywatności

Wprowadzenie

Jako Stowarzyszenie Otwarte Klatki traktujemy poważnie ochronę danych osobowych naszych interesariuszy oraz wszystkich użytkowników naszych serwisów, czy usług. W poniższym dokumencie staramy się przedstawić jak zabezpieczamy Twoje dane oraz wszystkie informacje o sposobach, w które je wykorzystujemy.

W przypadku dodatkowych pytań lub niejasności prosimy o kontakt pod adresem kontakt@otwarteklatki.pl lub iod@otwarteklatki.pl.

Ostatnia aktualizacja: 24.05.2018 r.

 

I. Dane Administratora Danych Osobowych

Uprzejmie informujemy, że administratorem Twoich danych osobowych jest Stowarzyszenie Otwarte Klatki, z siedzibą przy ul. Artura Grottgera 16/1, 60-758 Poznań, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000444120 i posługujące się numerem NIP 7831695600, zwane dalej „Stowarzyszeniem”. Kontakt ze Stowarzyszeniem w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: iod@otwarteklatki.pl.

 

II. Inspektor Ochrony Danych

Stowarzyszenie posiada Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem tych danych zachęcamy do kontaktu poprzez pocztę elektroniczną. Kontakt z Inspektorem: Iga Lebuda, email: iod@otwarteklatki.pl.

 

III. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Aby realizować cele statutowe zgodnie z zakresem naszej działalności, Stowarzyszenie przetwarza Twoje dane osobowe — w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem. Poniżej znajdziesz wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi.

W celu informowania o działalności Stowarzyszenia przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

W celu zarejestrowania jako członek/członkini wspierająca przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

W celu księgowym, archiwalnym i dowodowym (np. w przypadku przekazania darowizny) przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Stowarzyszenia jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą dowieść pewnych faktów związanych z realizacją usług, np. gdy jakiś organ państwowy tego zażąda)

W celu realizacji zamówienia złożonego w sklepie internetowym przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa.

W celu wystawienia faktur i spełnienia innych obowiązków wynikających z prawa podatkowego przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa.

W celu realizacji umowy na udostępnienie przestrzeni wystawienniczej podczas wydarzeń organizowanych przez stowarzyszenie przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa.

W celu przyjęcia i procedowania zgłoszenia na wolontariat przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

W celu zbierania podpisów pod petycjami przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

W celu przeprowadzenia rekrutacji i selekcji kandydatów/ek na stanowiska oferowane przez Stowarzyszenie przetwarzamy takie dane osobowe, jak:

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

 

IV. Cookies

  1. Stowarzyszenie na swojej stronie internetowej, podobnie jak inne podmioty, wykorzystuje tzw. cookies, czyli krótkie informacje tekstowe, zapisywane na komputerze, telefonie, tablecie, czy też innym urządzeniu użytkownika. Mogą być one odczytywane przez nasze systemy informatyczne, a także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług korzystamy (np. Facebooka, Google’a).
  2. Cookies spełniają bardzo wiele funkcji na stronie internetowej, najczęściej przydatnych, które postaramy się opisać poniżej (jeżeli informacje są niewystarczające, prosimy o kontakt):
  1. Co ważne, wiele plików cookies ma dla nas charakter zanonimizowany — bez dodatkowych informacji, na ich podstawie nie jesteśmy w stanie zidentyfikować Twojej tożsamości.
  2. Twoja przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza wykorzystywanie cookies w Twoim urządzeniu, dlatego przy pierwszej wizycie prosimy o wyrażenie zgody na użycie cookies. Jeżeli jednak nie życzysz sobie wykorzystania cookies przy przeglądaniu strony internetowej, można zmienić ustawienia w przeglądarce internetowej — całkowicie blokować automatyczną obsługę plików cookies lub żądać powiadomienia o każdorazowym zamieszczeniu cookies w urządzeniu. Ustawienia można zmienić w dowolnej chwili.
  3. Szanując autonomię wszystkich osób korzystających ze strony internetowej, czujemy się jednak w obowiązku uprzedzić, że wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować dość poważne trudności w korzystaniu ze strony internetowej, np. w postaci konieczności logowania się na każdej podstronie, dłuższego okresu ładowania się strony, ograniczeń w korzystaniu z funkcjonalności, ograniczeń w polubieniu strony na Facebooku, etc.

 

V. Prawo wycofania zgody

  1. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili możesz tę zgodę cofnąć — wedle własnego uznania.
  2. Jeżeli chciałbyś/chciałabyś cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, to w tym celu wystarczy:
  1. Jeżeli przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać Twoje dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

 

VI. Wymóg podania danych osobowych

  1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Twojej decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Twoje oczekiwania w zakresie wsparcia misji Stowarzyszenia, czy korzystania z usług oferowanych przez Stowarzyszenie.
  2. Aby podpisać petycje, apele i deklaracje Stowarzyszenia, konieczne jest podanie imienia oraz adresu e-mail — bez tego nie jesteśmy w stanie zweryfikować autentyczności podpisu.
  3. Abyś mógł/mogła przekazać darowiznę online, konieczne jest podanie imienia, adresu e-mail oraz ewentualnych danych wymaganych przez wybranego pośrednika płatności   — bez tego nie jesteśmy w stanie zapewnić możliwości przekazania darowizny za pośrednictwem naszych stron internetowych.
  4. Abyś mógł/mogła otrzymywać informacje i aktualności o działalności Stowarzyszenia online, konieczne jest podanie imienia oraz adresu e-mail — bez tego nie jesteśmy w stanie nawiązać kontaktu przez pocztę elektroniczną.
  5. Abyś mógł/mogła otrzymywać informacje i aktualności o działalności i wydarzeniach Stowarzyszenia w Twojej okolicy, konieczne jest podanie kodu pocztowego— bez tego nie jesteśmy w stanie wysyłać treści online dopasowanych do okolicy Twojego zamieszkania.
  6. Aby móc się skontaktować z Tobą telefonicznie w sprawach związanych ze Stowarzyszeniem, konieczne jest podanie numeru telefonu — bez tego nie jesteśmy w stanie nawiązać kontaktu telefonicznego.
  7. Abyś mógł/mogła zapisać się jako członek/członkini Stowarzyszenia, konieczne jest podanie imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu oraz adresu zamieszkania   — bez tego nie jesteśmy w stanie wpisać Ciebie na listę członków i członkiń wspierających Stowarzyszenia.
  8. Abyś mógł/mogła otrzymać fakturę za usługi, konieczne jest podanie wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym, a zatem imienia i nazwiska lub firmy, adresu zamieszkania lub adresu siedziby, numeru NIP — bez tego nie jesteśmy w stanie wystawić faktury.
  9. Abyś mógł/mogła złożyć zamówienie w sklepie online, konieczne jest podanie danych do wysyłki oraz, w zależności od wyboru metody płatności, ewentualnych danych wymaganych do płatności online w wybranym systemie płatniczym – bez tego nie jesteśmy w stanie zrealizować wysyłki.

 

VII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

  1. Uprzejmie informujemy, że na podstawie Twoich danych osobowych możemy podejmować decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie.
  2. Nie wykorzystujemy tych danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wobec Ciebie  które mogłyby wpłynąć naTwoje prawa.
  3. Profilowanie, które możemy wykonywać, zachodzi, gdy przynajmniej jedna z następujących czynności podlega analizie – aktywność osób w interakcji z treściami udostępnionymi przez Stowarzyszenie, aktywność na stronach internetowych Stowarzyszenia, formy udzielanego wsparcia (w tym składki członkowskie oraz darowizny) oraz dobrowolnie podane imię i/lub kod pocztowy. Profilowanie jest nam potrzebne, ponieważ dzięki niemu możemy dostosowywać częstotliwość kontaktu oraz przesyłane treści do Twoich preferencji, a w przypadku składek członkowskich weryfikować listę aktywnych członków i członkiń wspierających Stowarzyszenie oraz zgodnie z umową dostarczać informacje o wydarzeniach w Twojej lokalizacji.
  4. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji polega na personalizacji dostarczanych treści oraz, w niektórych przypadkach, przypisaniu kategorii osoby do profilu użytkownika, np. bazując na jego zaangażowaniu w działalność Stowarzyszenia.
  5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji jest zgodne z prawem, ponieważ nigdy nie dochodzi do profilowania osób bez ich poinformowania lub profilowanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonywania umowy z osobą, jak określenie zaległości składek członka / członkini wspierającej Stowarzyszenia.
  6. Decyzje, które są podejmowane w sposób opisany powyżej, nie powinny wpływać na Twoją sytuację w sposób istotny, ponieważ nie wywołują skutków prawnych lub podobnie istotnych skutków. Konsekwencją decyzji opartych na profilowaniu wobec Ciebie może być spersonalizowanie treści wysyłanych informacji, zmiana statusu członkostwa wspierającego w Stowarzyszeniu.
  7. Jeżeli nie zgadzasz się z decyzją podjętą w taki sposób, jak najbardziej przysługuje Tobie prawo do wyrażenia sprzeciwu, np. w drodze złożenia reklamacji. W tym celu prosimy o kontakt z nami poprzez iod@otwarteklatki.pl oraz przedstawienie powodów, dla których uważasz, że podjęta decyzja jest niesłuszna. Ze swojej strony gwarantujemy, że Twoje zastrzeżenia rozpatrzy odpowiednia osoba, upoważniona do analizowania takich zgłoszeń oraz podejmowania decyzji w ich zakresie (takie zastrzeżenia nie są rozpatrywane przez jakikolwiek system informatyczny).

 

VIII. Odbiorcy danych osobowych

  1. Jak większość organizacji, w swojej działalności korzystamy z pomocy i usług innych podmiotów, co niejednokrotnie wiąże się z koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym, w razie potrzeby, Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane przez następujące podmioty
    • Adobe Systems Incorporated
    • Atlassian Corporation Plc
    • Dropbox, Inc.
    • Facebook, Inc.
    • Flickr
    • Google LLC
    • Hetzner Online GmbH
    • OVH
    • Poczta Polska S.A.
    • Salesforce.com, Inc.
    • SARE SA
    • Slack Technologies, Inc.
    • Soneta sp. z o. o.
    • Starlit Accounting sp. z o.o
    • Tresorit AG
    • TYPEFORM, SL
  2. Oprócz tego, może się zdarzyć, że np. na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu będziemy musieli przekazać Twoje dane osobowe również innym podmiotom, czy to publicznym czy prywatnym. Dlatego niezmiernie trudno nam przewidzieć, kto może zgłosić się z żądaniem udostępnienia danych osobowych. Niemniej ze swojej strony zapewniamy, że każdy przypadek żądania udostępnienia danych osobowych analizujemy bardzo starannie i bardzo wnikliwie, aby niechcący nie przekazać informacji osobie nieuprawnionej.
  3. Stowarzyszenie nigdy nie sprzedaje, czy wypożycza Twoich danych osobowych, czy informacji o odwiedzinach i ruchu na naszych stronach.

 

IX. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

  1. Uprzejmie informujemy, że w związku z działalnością statutową Stowarzyszenia i/lub realizacją usługi Twoje dane osobowe mogą być przez nas przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
  2. RODO wprowadza pewne ograniczenia w przekazywaniu danych osobowych do państw trzecich, ponieważ skoro nie stosuje się tam co do zasady przepisów europejskich, ochrona danych osobowych obywateli Unii Europejskiej może być niestety niewystarczająca. Dlatego też każdy administrator danych osobowych ma obowiązek identyfikować podstawę prawną takiego przekazywania.
  3. W naszym przypadku dane osobowe mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych i/lub Szwajcarii.
  4. Podmioty przetwarzające dane, z których usług korzystamy są objęte programem “EU–US Privacy Shield”, który został stworzony na potrzeby wymiany danych osobowych przez Unię Europejską i Stany Zjednoczone. Usługa Tresorit, która zarejestrowana jest w Szwajcarii, czyli poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, otrzymaliśmy zapewnienie o przestrzeganiu wszystkich wymogów przewidzianych w RODO nakładanych na podmioty przetwarzające dane osobowe.
  5. W związku ze współpracą z podmiotami działającymi w ramach programu Privacy Shield informujemy, że na potrzeby przekazywania danych osobowych do Stanów Zjednoczonych i Szwajcarii nie stosujemy żadnych zabezpieczeń przewidzianych w RODO, np. wiążących klauzul korporacyjnych czy też standardowych klauzul umownych.
  6. W przypadku potrzeby przekazania Twoich danych osobowych do państw trzecich, które według Komisji Europejskiej nie spełniają minimalnych warunków ochrony danych osobowych, informujemy, że Twoje dane osobowe mogą być przekazywane dopiero po uzyskaniu Twojej jasnej i dobrowolnej zgody na tego typu działanie. Biorąc pod uwagę wskazane okoliczności, uprzedzamy jednak, że w tej sytuacji nie jesteśmy w stanie zagwarantować odpowiedniej ochrony Twoich danych osobowych, a samo przekazywanie ich do takiego państwa trzeciego niestety wiąże się z pewnym ryzykiem.
  7. W każdej chwili udzielimy Tobie dodatkowych wyjaśnień odnośnie przekazywania danych osobowych, w szczególności, gdy kwestia ta budzi Twój niepokój.

 

X. Okres przetwarzania danych osobowych

  1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie przetwarzamy Twoich danych osobowych „w nieskończoność”, lecz przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel (np. przeprowadzenie rekrutacji). Po tym okresie Twoje dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.

 

XI. Uprawnienia podmiotów danych

  1. Uprzejmie informujemy, że posiadasz prawo do:
  1. Szanujemy Twoje prawa wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych i staramy się ułatwiać ich realizację w najwyższym możliwym stopniu.
  2. Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić ich spełnienia. Jednakże, jeżeli odmawiamy uwzględnienia żądania, to tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna.
  3. Odnośnie prawa do wniesienia sprzeciwu wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Tobie prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych (zostały one wymienione w punkcie III) w związku z Twoją szczególną sytuacją. Musisz jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić uwzględnienia sprzeciwu, jeżeli wykażemy, że:
  1. Ponadto w każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji po otrzymaniu sprzeciwu zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu.
  2. Swoje uprawnienia możesz zrealizować poprzez:

 

XII. Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

XIII. Postanowienia końcowe

  1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
  2. W przypadku wyrażenia zgody na komunikację elektroniczną w wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności zostaniesz powiadomiony/powiadomiona drogą e-mailową.
  3. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25.05.2018 r.